دنیای مالی به یک محل کار بسیار رقابتی تبدیل شده است. اگرچه در هر روز تنها 24 ساعت وجود دارد، اما برای همین 24 ساعت نیز بایستی برنامه ریزی های دقیق انجام داد و به قول معروف، زمان طلا است و وقتیکه این موضوع به امور مالی و اقتصادی مرتبط می شود، اهمیت آن دو چندان می شود. بنابراین مدیریت زمان در امور مالی یک موضوع بسیار مهم است و افرادی که به دنبال بهره وری بیشتر و افزایش زمان کاری خود هستند، باید این موضوع را رعایت کنند. با این حال، عوامل حواس پرتی زیادی وجود دارند که می توانند شما را بیش از زمان لازم در محل کار نگه دارند. برای آشنایی با برخی از این اتلاف کننده های متداول زمان و همچنین عوامل موثر بر مدیریت زمان در امور مالی تا پایان مقاله با ما همراه باشید.

مدیریت زمان در امور مالی به چه معناست؟

اتلاف وقت های مختلفی وجود دارند که می توانند بهره وری را کاهش دهند. به عنوان مثال، متخصصان امور مالی دائماً وسوسه می شوند که چند کار را انجام دهند. فرض کنید که یک مشاور هستید و بین ساعت 8:30 تا 10 صبح روز چهارشنبه، موفق به انجام کارهای زیر می شوید:

شما بر روی صورت های مالی یک شرکت کار می کنید، اما پس از آمدن دو پیام ایمیل جدید، کار خود را متوقف می کنید، سپس شش ایمیل را پشت سر هم ارسال می کنید؛ در ادامه تصاویر جشن تولد یکی از دوستان دانشگاهی در اینستاگرام را چک می کنید و سپس از طریق یک پیام، دعوت شرکت در گردش اجتماعی را می پذیرید، قبل از برقراری دو تماس غیرمنتظره از مشتریان احتمالی، در نهایت مجبور می شوید ناگهان تلفن را قطع کنید، زیرا مدیر شما به شما یادآوری می کند که پنج دقیقه برای جلسه کارکنان دیر کرده اید.

آیا این یک صبح معمولی برای شما به نظر می رسد؟ اگر چنین است و به خصوص اگر در یک محیط شرکتی مانند یک شرکت سهامی خاص یا یک شرکت سرمایه گذاری کار می کنید، احتمالاً در مقایسه با همتایان خود در پایین ترین سطح عملکرد قرار دارید.

پنج یا ده سال بعد، هیچ کس به خاطر تمام مشغله هایی که انجام داده اید، شما را به یاد نمی آورد، به شما اهمیت نمی دهند و شما را ارتقا نمی دهند. آیا جهان اهمیت می داد که توماس جفرسون بسیاری از کاغذهای به هم ریخته را مرتب کرده اما هرگز به نوشتن اعلامیه استقلال کمک نکرده است؟ در شغل شما هم همینطور است؛ سازمان شما برای کارهای ضروری ارزش قائل است نه مشغله کاری.

سوالی که پیش می آید این است که مدیریت زمان در امور مالی به چه صورت انجام می شود و با رعایت کردن چه نکاتی می توان مدیریت زمان در امور مالی را به خوبی انجام داد؟ در ادامه به برخی از این نکات اشاره خواهیم کرد.

از قبل برنامه ریختن

بعد از ظهر هر جمعه، لیست کارهای هفته آینده خود را به پایان برسانید؛ ترجیحاً با استفاده از یک برنامه کاربردی یا سرویس وب که در همه دستگاه های شما همگام سازی می شود. مواردی را که برای موفقیت شما در کار و زندگی شخصی کاملاً حیاتی هستند، برجسته کنید. مواردی که برجسته نشده اند احتمالاً چیزهایی هستند که می توانید آن ها را محول کنید، آن ها را به تأخیر بیندازید یا از آن ها اجتناب کنید.

در امور مالی، تحویل های حیاتی شامل گزارش ها یا تحقیقاتی هستند که باید دقیق باشند و قبل از یک تاریخ مشخص ارسال شوند. اگر بر بهبود کیفیت این گزارش ها تمرکز کنید، به سازمان خود خدمات بهتری می دهید، نه اینکه صرفاً یک کار قابل قبول تحویل دهید تا بتوانید زمان را برای موارد غیرکلیدی (مانند پاسخ دادن به ایمیل‌های با اولویت پایین یا شرکت در یک برنامه طولانی مدت) آزاد کنید.

به همین ترتیب، هر روز ده دقیقه قبل از ترک کار، فهرست اقلام اقدامی روز بعد را به پایان برسانید و آن ها را به ترتیب اهمیت و اولویت شماره گذاری کنید. مجدداً، به طور مداوم خود را درباره همه چیزهایی که واقعاً نیازی به انجام آن ها ندارید، مورد بازخواست قرار دهید. (منظور، کارهایی است که آستانه بهره وری مشخصی را برآورده نمی کنند)

چند وظیفه ای

موفقیت و مدیریت زمان در امور مالی همیشه به توانایی فرد در ارائه اقلام تحویلی حیاتی و فوری خلاصه می شود. اطلاعات و داده های مهمی که مدیران مالی شما به آن ها تکیه می کنند، چیست؟ چه چیزی می توانید ارائه دهید تا به سازمان و یا مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهید؟ آیا این شامل ارسال به موقع گزارش حسابرسی، محاسبات دقیق ارزش فعلی خالص در پروژه پیشنهادی و یا اطمینان از بهینه بودن فرمول های موجود در اکسل می شود؟

در پایان روز، هیچ کس به تمام ایمیل هایی که رد و بدل کرده اید و یا جلسات باشگاه اجتماعی که در آن شرکت کرده اید، اهمیتی نمی دهد. چند وظیفه ای دائماً باعث می شود که افراد نتوانند بهترین عملکرد خود را در مورد معدود دستاوردهای حیاتی که کارفرمایان واقعاً از آن ها انتظار دارند، ارائه دهند.

ابتدا موارد مهم، دشوار، فوری و با ارزش را انجام دهید. موفقیت و مدیریت زمان در امور مالی می تواند به سادگی روش های نحوه برخورد با وظایف خود باشد. این ممکن است برای فارغ التحصیلان جدید و ناآگاه بسیار ساده به نظر برسد، اما یک کار را در یک زمان انجام دهید و تا زمانی که کامل نشده است، متوقف نشوید. اگر وظایف شما مربوط به یک پروژه بلندمدت است، آن را به نقاط عطف کوتاه مدت تقسیم کنید و زودتر به پایان برسانید. انجام کارها از ابتدا تا انتها، ناکارآمدی های پرهزینه را از بین می برد؛ زیرا از شروع مداوم و تنظیم مجدد موارد مختلف و نامرتبط اجتناب می کنید و مدیریت زمان بهتری را انجام می دهید.

اگر هر هفته سه ساعت را صرف کارهای بیهوده کنید، این مقدار تقریباً به 150 ساعت در سال می رسد. همکار شما چند میز دورتر از شما، که کارآمدتر است و با مدیریت زمان در امور مالی، 150 ساعت بیشتر در سال وقت می گذارد، احتمالاً از چند ترفیع و افزایش حقوق بهره مند خواهد شد که دیگران دریافت نکرده اند.

میزان زمانی را که واقعاً تلف می کنید، پیگیری کنید

یک صفحه گسترده ساده ایجاد کنید که به شما امکان می دهد زمان تخمینی را که برای مسائل بی اهمیت تلف کرده اید، وارد کنید. این کار را به صورت روزانه انجام دهید. همانطور که این عادت را ایجاد و حفظ می کنید، خود را آموزش می دهید که در هنگام مواجهه با آن ها مسائل بی اهمیت را تشخیص دهید.

مستقیم به همکاران خود پیام دهید

پیاده روی در اطراف دفتر یا بین بخش ها می تواند چند ساعت در هفته برای شما هزینه داشته باشد و ما می دانیم که هزینه آن به صورت سالانه چقدر است. استفاده از پیام های مستقیم از طریق یک سیستم پیام رسانی شرکتی یا سرویس وب تایید شده، معمولاً راه کارآمدتری برای دریافت سریع پاسخ به سؤالات مختلف است؛ مگر اینکه موضوع مهم یا پیچیده ای باشد.

بدانید که هر چیز در هر زمان مشخص در کجا قرار گرفته است

این موضوع شامل اطلاعات الکترونیکی و کاغذی است و اگر برای وقت خود ارزش قائل هستید، آن را برای جستجوی چیزهای مختلف هدر ندهید. در واقع شما با این کار می توانید بخشی از مدیریت زمان در امور مالی را به خوبی انجام دهید.

وظایف خود را به چهار دسته تقسیم کنید

فوری و مهم: مانند گزارش های مالی و حسابداری با تاریخ های مشخص سختگیرانه و نزدیک.

غیر فوری اما مهم: مانند شرکت در کلاس های آموزشی و...

فوری و غیر مهم: مانند پیام های متناوب از صندوق ورودی ایمیل یا دیگر اپلیکیشن های پیام رسان.

غیرفوری و غیر مهم: مانند چک کردن نتایج فوتبال و...

شخصیت خود را مدیریت نکنید

متخصصان امور مالی باید دارای مهارت های مدیریت زمان در امور مالی باشند؛ اما همچنین باید با همکاران داخلی و جامعه خارجی ارتباط و تفاهم داشته باشند. تمرکز انحصاری بر روی مدیریت زمان در امور مالی می تواند رفتار شما را زننده جلوه دهد که باعث می شود افراد زیادی در اطراف شما، از جمله در محیط های اجتماعی و توسعه کسب و کار و... از شما دور شوند. اگر مراقب نباشید و به این فکر می کنید که شما استاد مدیریت زمان در امور مالی هستید، ممکن است روزی متوجه شوید که یک فرد بسیار منزوی و تنها هستید.

مهارت های ارتباطی، رهبری و توسعه کسب و کار به اندازه مهارت های مدیریت زمان در امور مالی مهم هستند. همانطور که متخصصان مالی در حرفه خود پیشرفت می کنند، مهارت های مدیریت زمان به تنهایی دیگر برای کمک به آن ها برای رسیدن به سطح بعدی (یعنی سطح اجرایی) کافی نخواهد بود.

جمع بندی

اگر برای زندگی خود ارزش قائل هستید، پس برای زمان خود نیز باید ارزش قائل باشید. زندگی کاری، بخش فرعی از تصویر بزرگتر زندگی شما است و میزان مشارکت و خدماتی که می توانید به دیگران ارائه دهید، به توانایی شما در استفاده حداکثری از زمان محدودی که به شما اختصاص داده شده، بستگی دارد. به یاد داشته باشید که این موارد مهمی است که کارفرمای شما از شما انتظار دارد که در این مورد انجام دهید. کارفرمای شما خیلی به بقیه چیزها اهمیت نمی دهد و شما نیز نباید به آن ها خیلی بها بدهید.